Eu sempre fui muito organizada mas parece que cada vez mais temos menos tempo (ou mais coisas para fazer) e não conseguimos dar conta, sempre alguma coisa acaba ficando pra trás. Por isso resolvi reunir 10 dicas para nos ajudar a administrar melhor o tempo. E isto não está ligado somente ao profissional mas também ao lado pessoal.
1) Se sua lista de tarefas for grande, não comece pelas beiradas e nem tente resolver as pequenas coisas primeiro.
2) Controle com rigor seu horário. Sem isso, você não conseguirá ter brechas que servirão para resolver problemas de última hora.
3) Procure manter a concentração quando está executando algum trabalho. Deixe o celular no silencioso, o Facebook fechado e não fique olhando os e-mails o tempo todo.
4) Regra 80:20 – 80% do seu tempo deve ser planejado e 20% deve ficar para imprevistos. Não planeje 100%.
5) Diferença entre URGENTE e IMPORTANTE:
Urgente – pressão temporal para execução. Estourando o tempo para realizar.
Importante – é o que trás resultados, consequências. Não é necessariamente para ser feito agora mas sim com atenção.
6) Comece seu dia planejando: tire um tempo para planejar seu dia todo, incluindo folgas, listando tudo que você tem para fazer. Tente fazer apenas o que está na lista.
7) Desligue sons e notificações de e-mails para não ficar checando o tempo todo.
8) Planeje com antecedência as reuniões ou ligações para clientes, amigos, parentes…além de não esquecer de ligar, ficará mais fácil para organizar seu dia.
9) Além de trabalhar, relaxe também. Não se esqueça de fazer pausas, tomar um café, caminhar pelo escritório ou casa.
10) Delegue funções, não tente realizar tudo sozinho. Para isto, siga o esquema “5W2H”:
O que será feito? (What) – etapas
Quem irá fazer? (Who?) – responsável
Por quê será feito? (Why?) – justificativa
Onde será feito? (Where?) – local
Quando será feito? (When?) – tempo
Como será feito? (How?) – método
Quanto custará fazer? (How much?) – custo.